Referenssit

Asiakas etsi sopivaa tapahtumakaupunkia ja puitteita tulevalle tapahtumalle ja yksi vaihtoehdoista oli Seinäjoki. Haasteena (vaan ei esteenä) oli, että kaupunki oli vieras.

Tapahtumaan tarvittiin kattava kokonaisuus: seminaari- ja iltajuhlatilat, majoitus, tarjoilut, kuljetukset ja oheisohjelmaa.

Miten autoimme ja olimme mukana prosessissa?

1. Kuuntelimme ja kartoitimme tarpeet huolellisesti
Aluksi kävimme läpi yhdessä tapahtuman perusasioita mm. päivämäärä, osallistujamäärä, tilatarpeet, ohjelmarunko, tarjoilu, majoitus, iltaohjelma, kuljetus ja näihin liittyviä toiveita ja aiempia huomioita. Lisäksi kyselimme jo monet pienet käytännön yksityiskohdat, joita jokaisessa tapahtumassa on. Alkukartoitus hoidettiin tässä tapauksessa sujuvasti puhelimitse ja jatkettiin sähköpostilla.

2. Erilaiset vaihtoehdot esittelyyn
Keräsimme yhteen kattavan katsauksen erilaisista mahdollisuuksista. Tavoitteena oli, että meidän tapahtumatilojen mahdollisuudet on helppo tunnistaa ja tunnelmankin jo aistia. Tähän käytän apuvälineenä valokuvia ja videoita, sekä omakohtaisia kokemuksia tilaisuuksien järjestämisestä. Paras vaihtoehto on kuitenkin vierailu Seinäjoella ja järjestämmekin mielellämme asiakkaan tarpeisiin sopivan kierroksen ja aikataulut kumppaneidemme kanssa.

3. Kokosin tarjoukset yhteen
Yksi viesti, josta kaikki olennainen löytyy. Näin asiakkaan ei tarvinnut vertailla erillisiä sähköposteja tai etsiä tietoa eri kanavista.

4. Valinta ja päätöksen teko
Olimme apuna ja tukena asiakkaalle vastaamalla lisäkysymyksiin ja antamalla lisätietoa. Päätös on kaikissa meidän tapauksissa on aina asiakkaan. Kun päätös tuli, niin yhdistimme asiakkaan ja kohteen / kohteet jonne tilaisuus meni. Näin yhteydenpito tiloihin ja helppoa ja järjestelyt sujuvat mukavasti!

Kuinka tässä kävi ja mikä oli lopputulos: Seinäjoki valittiin tapahtumakaupungiksi! 🎉

Oikeanlaisten tilojen löytymisen lisäksi asiakas sai sen, mitä ehkä eniten tarvitsi, nimittäin luotettavan kumppanin ja yhteyshenkilön täältä paikan päältä, jolta löytyy kokemusta tapahtumista.

Eräs valtakunnallisesti toimiva yritys järjestää joka toinen vuosi suuret henkilöstöjuhlat 500-600 hlö! Aivan mahtavaa, että koko henkilökunnalla on mahdollisuus osallistua juhliin ja viettää aikaa ympäri Suomen työskentelevien kollegoiden kanssa! Kasvotusten syntyy parhaat ideat ja myös luottamus työkavereiden välillä. ❤️

Huomasin nämä henkilöstöpäivät somessa ja pienen salapoliisityön jälkeen löysin yrityksen sisältä henkilön, joka näitä tilaisuuksia työkseen tekee ja koordinoi. Kerroin, että mielelläni kertoisin Seinäjoen seudusta ja esittelisin meidän mahdollisuuksia näille lämminhenkisille henkilöstöpäiville. Kävimme esitietoja ja tilaisuuden luonnetta yhdessä läpi ja näiden tietojen perusteella esittelin etätapaamisessa sopivia puitteita ja kumppaneita. Etätapaaminen ja kaikki yhteydenpito oli tosi mukavaa ja asiaan palattiin säännöllisesti! 😊 Sopivat puitteet ja kumppanit oli löydetty, mutta asia jäi vielä auki maailmalla valloillaan olevien tilanteiden vuoksi.

Sitten eräs päivä sain viestin asiakkaalta, että voitaisiinko katsoa sopivia päiviä henkilöstöpäiville ja sehän oli valtavan hieno uutinen! ✨ Sopivat päivät löytyivät ja tilaisuus on tulossa meille lähivuosina!

Yksi syy miksi Seinäjoki valittiin tapahtumakaupungiksi oli meidän keskeinen sijainti – olemme kyseisen yrityksen toimipisteiden keskiössä ja tänne on helppo saapua junalla ja autolla läpi lakeuksien. Meiltä löytyi myös juuri sopivat puitteet tilaisuudelle! 🤩

Kuten huomaat, olemme aktiivisesti yhteydessä teihin, sillä haluamme nimenomaan auttaa ja tarjota ratkaisuja, joita ei välttämättä aina itse hoksaa. Tässäkin tapauksessa meidän sijaintimme ja tarvittavat palvelut löytyivät ja palvelevat nimenomaan ympäri Suomen työskentelevää henkilökuntaa!

Toivottavasti saan soitella myös sinulle ja auttaa parhaalla mahdollisella tavalla erilaisten tilaisuuksien kanssa! 🫶 Ja hei, jos en ole vielä sulle soittanut, etkä enää malta odottaa, niin tässä numeroni 040 779 8809.

Nähtiin asiakkaan kanssa rennosti kahvin merkeissä ja juteltiin heidän tulevista tapahtumista. Seinäjoen seutu kiinnosti sijainniltaan ja kun aloimme jutella tapahtuman kokonaisuudesta alkoi sisältöön löytymään juuri oikeita ja kiinnostavia kohteita, esiintyjiä ja muita ideoita!

Tällä hetkellä saankin koota ehdotelmaa tapahtuman:
✨ puitteista (tilat, majoitus, tarjoilut ja kuljetus)
✨ esiintyjistä
✨ aktiviteeteista seminaarin yhteyteen
🌸 autan myös aikataulujen kanssa (raamit löytyy asiakkaan puolelta, mutta katson siirtymien aikataulua ja muuta sellaista mikä saattaa pistää silmään kohteiden sijainnit huomioiden).

Tapahtumien tuottaminen on itselle tuttua, joten kokonaisuuksien tsekkailu onnistuu myös mainiosti ja joskus saatetaan ehkä välttää pienet sudenkuopat, kun yhdessä näitä pähkäillään! On myös mukava suositella meidän paikallisia palveluita.

Ilolla apuna!

Ehdotimme Seinäjokea valtakunnallisen tilaisuuden tapahtumakaupungiksi ja asiakas kiinnostui, joten kiersimme mahdollisia tiloja yhdessä läpi ja pähkäilimme miten tilaisuus näissä tiloissa onnistuisi. Asiakas löysi juuri sopivat puitteet ja kumppanit.

💎 SITTEN SE TALENTTI 💎

Tovin kuluttua asiakkaalta tuli kyselyä, että olisiko meillä vinkata paikallista talenttua tilaisuuteen esiintymään. Ja kyllähän meillä oli ja näin asiakas sai rastittua yhden jutun to do -listalta pois! 🤩

Autamme mielellämme monenlaisissa tilaisuuksiin ja tapahtumiin liittyvissä asioissa ja sisällöissä täällä Seinäjoen seudulla – meiltä löytyy paikallistuntemusta ja talentteja!

Puhelin soi ja langan (voiko näin vielä sanoa?) toisessa päässä asiakas kysyy rentoja tiloja kesäkokoukselle. Käytiin läpi toiveita, henkilömäärää, tilaisuuden sisältöä ja tekniikkatarpeita. Kerroin ideoistani ja melkein kuulin kuinka toisessa päässä lamppu syttyi!💡

Asiakas otti parhaat vinkit päältä ja sanoi itse olevansa yhteydessä tiloihin, sillä asialla oli hieman jo kiirus. Sanoin, että jos ei tärppää, niin on ilman muuta uudelleen yhteydessä, että etsitään lisää tiloja ja mahiksia!

🌸 Mutta asiakkaasta ei enää kuulunut. 🌸

Asian ei aina tarvitse olla iso tai tarjouspyyntöön asti menevä / kattava. Mielellämme sparrailemme ja annamme vinkkejä, joten aina saa soitella ja tosi matalalla kynnyksellä. Tässä yksi todiste siitä! ✨