Venuun vinkit vetäviin livetapahtumiin ja -kokouksiin
Livetapahtumat ovat tärkeä osa mieleenpainuvaa brändiä, ja parhaimmillaan ne jättävät positiiviset jäljet osallistujien muistoihin – pysyvästi. Livepalaverien ja -tapahtumien järjestämiselle kaivataan hartaasti entistä isompaa syytä varsinkin kun ollaan opittu, että moni asia hoituu myös etänä. Toisaalta ihmiset ovat kyllästyneitä etätapaamisiin ja livetapahtumat ovat haluttuja piristyksen hetkiä arjen keskellä.
Kyrö Distillery company on yksi Seinäjoen seudun idyllisimmistä kokouspaikoista!
Venuu kokosi 8 vinkkiä, joilla livetapahtuma saa tuulta alleen:
- Agenda – kerro, mitä tapahtumalta voi odottaa
Kun osallistujat saavat selkeät speksit siitä, mitä lisäarvoa tapahtumaan osallistuminen tuo, motivaatio tulla paikan päälle kasvaa. Älä jaa ainoastaan ympäripyöreitä yläotsikoita, vaan avaa ohjelmassa enemmän sitä, miten tapahtuma tukee osallistujien työtä käytännön tasolla.
Upealla OmaSp Stadionin jalkapallostadionilla sijaitseva Atria lounge on tyylikäs ravintola. Stadionin erilaiset tilat luovat kiinnostavat puitteet urheilun ystäville.
- Aikataulu – pidä aikataulusta kiinni ja kunnioita ihmisten aikaa
Asiat voi sanoa joko selkeästi ja napakasti tai jaaritellen, jolloin koko puheenvuoron pointti jää pimentoon. Kommunikoi siis ytimekkäästi ja jätä enemmän aikaa keskustelulle. Ytimekkäät puheenvuorot kunnioittavat osallistujien aikaa.
- Osallista etukäteen – jokaisen panosta tarvitaan!
Jos kyseessä on firman sisäinen kokouspäivä, pyydä eri tiimejä ottamaan vastuuta eri osa-alueista. Markkinointi voi hoitaa alkulämmittelyn, devaajat tarjoilun, myynti hyvät diilit tapahtumapaikalle jne. Osallistaminen sitouttaa tapahtumaan, koska siihen on laitettu omaa aikaa ja ajatuksia jo etukäteen!
Pyydä osallistujia lähettämään kysymyksiä ennakkoon jos kyseessä on suurempi/laajempi tapahtuma. Oivallista ajansäästöä ja ennakko-osallistamista!
Järjestä inspiroiva ja osallistava livetapahtuma Kalevan Navetassa. Kammiossa voi pitää workshopin, kun taas isompi Hugo-sali vetää jopa useamman sadan osallistujan porukan!
- Osallista paikan päällä
Harjoituksia, keskustelunavauksia, ideariihiä.. Päästä luovuus valloilleen ja anna ideoiden virrata! Muista, että osallistujat ovat alansa ammattilaisia ja monesti oman osa-alueensa asiantuntijoita. Varmista siis, että jokaisen ääni kuullaan! Parhaat ideat nousevat usein esiin rennossa keskustelussa.
- Fasilitoi avointa keskustelua
Monesti palavereissa istutaan, koska kaikki eivät ole aivan samaa mieltä siitä, mikä on paras toimintatapa tilanteen ratkaisemiseksi tai edistämiseksi. Jotta jokaisella on turvallinen olo ideoiden jakamiseen, kannusta erilaisuuden vaalimiseen ja avoimuuteen. Näin saadaan kaikki ideat käyttöön! Tapahtuman järjestäjänä sinun vastuullasi on varmistaa, että ilmapiiri on avoin ja turvallinen kaikille.
Evento Awards vuoden ravintola sekä Finnish Travel Gala vuoden majoituskohde Hotelli-Ravintola Almasta löytyy upeita erikokoisia tiloja yritystapahtumille. Kuvan Kristiinankaupunki -sviitissä kokoustatte tyylillä.
- Valitse teemaan sopivat tarjoilut
Kukaan ei tule paikalle ainoastaan hyvien tarjoilujen takia. Hyvän ruoan äärellä kuitenkin käydään parhaat keskustelut, joten inspiroiva tarjoilu on tärkeää! Tarjoiluilla voit myös helposti luoda mielikuvia ja vahvistaa tapahtuman agendaa ja firman brändiä. Valitse siis tarjoilut yrityksen arvojen ja fiiliksen mukaisesti! Luo rentoa tunnelmaa vaikkapa popcorn-buffalla tai vahvista vastuullisuusteemoja vegaanisilla smoothiekulhoilla.
- Kannusta verkostoitumaan
“Etsi yksi henkilö, kenen kanssa et ole ennen jutellut/juttelet harvoin. Etsikää jotain yhteistä ja verkostoitukaa LinkedInissä! Parhaimmillaan livetapahtumissa tutustuu uusiin ihmisiin, joiden kanssa saatetaan tulevaisuudessa solmia pitkiäkin yhteistöitä. Verkostoitumiseen kannustaminen ja sille ajan raivaaminen on loistava tapa antaa osallistujille jotain kättä pidempää hyvien keskustelujen ja puheenvuorojen lisäksi.
FRAMI:sta löytyy kokoushuoneiden lisäksi Seinäjoen parhaat ja isoimmat auditoriot.
- Lopeta tapahtuma mieleenpainuvasti
Muistuta tapahtuman päätteeksi ihmisiä siitä, miksi tultiin paikalle. Käy läpi ainakin nämä:
- Mikä oli tapahtuman aihe / mitä aihetta varten kyseisenä päivänä on kokoonnuttu
- Miten kysymyksiin, haasteisiin tai toiveisiin on vastattu
- Mitkä ovat seuraavat askelmerkit ja kenellä on niistä vetovastuu
- Nosta tapahtuman aikana tapahtuneita hauskoja tilanteita, kohtaamisia, kommentteja tai kommelluksia, jotka olisivat jääneet uupumaan etätapahtumasta!
Venuusta löydät kaiken mitä tarvitset livetapahtuman järjestämiseen Seinäjoella. Tsekkaa loputkin Seinäjoen kokous- ja tapahtumatilat!