Hennin vinkit asiakastilaisuuksiin

Asiakastilaisuudet ovat hyvä tapa pitää yllä hyviä asiakassuhteita ja samalla myös kertoa uusista palveluista tai muistuttaa vanhoista. Asiakastilaisuuksilla voidaan myös saada uusasiakashankintaa, joten suosittelen ehdottomasti tilaisuuksia myös uusien asiakkaiden saavuttamisessa.

Kuten muutkin tapahtumat, myös asiakastilaisuudet vaativat huolellista suunnittelua ja toteutusta, jotta ne olisivat vaikuttavia ja antoisia kaikille osallistujille.

Olen järjestänyt erilaisia asiakastilaisuuksia urani aikana, joten aihe on erittäin tuttu ja lähellä sydäntä!

1. Sisältö on tärkeä

Ennen tilaisuuden järjestämistä on tärkeää miettiä tarkkaan, miksi tilaisuus järjestetään ja mitä halutaan saavuttaa. Onko tarkoituksena:

• kertoa uusista tuotteista tai palveluista
• ratkaista asiakkaiden mahdollisia ongelmia
• antaa asiakkaalle uutta tietoa ja ideoita

Sisältö on tärkeä, sillä se määrittää myös kutsuttavan kohderyhmän.

2. Kenelle sisältö on suunnattu?

Ketä asiakastilaisuuden sisältö kiinnostaa? Onko tilaisuus olemassa oleville asiakkaille vai uusasiakas hankintaan? Kenelle tilaisuuden sisältö on relevanttia? Onko kyseessä laajempi tilaisuus, johon kutsutaan kaikki asiakkaat, vai rajataanko kutsut tietyille kohderyhmille riippuen sisällöstä? Kutsuvieraslista kannattaa laatia huolellisesti ja varmistaa, että kutsuttujen määrä on hallittavissa ja tilaisuuden tavoitteet huomioitu.

Sisältö vaikuttaa kutsuttaviin asiakkaisiin. Toki kannattaa miettiä haluaako tilaisuuteen kutsua tiettyjä asiakkaita ja suunnitella sisältö asiakkaiden mukaan.

Uusasiakashankinnassa tilaisuus on avoin, joten markkinointiin kannattaa todellakin panostaa! Missä kohderyhmä luuraa, kuinka tavoitat heidät ja millä markkinoinnin keinoilla? Suosittelen monikanavaista markkinointia luovalla otteella.

3. Aamupalatilaisuus, lounas vai iltapala?

On tärkeää valita ajankohta, joka sopii mahdollisimman monelle ja tässäkin kannattaa muistaa kohderyhmä. Yleensä yritysasiakkaat pääsevät helpommin aamupalatilaisuuksiin ja yhdistykset / järjestöt iltatilaisuuksiin. Tämä on vähän karrikoidusti jaoteltu, mutta oma kokemukseni on osoittanut näin.

Onko tarjoiluissa mahdollista huomioida teidän yritys? Pienet omalla logolla olevat cocktailtikut jälkiruuassa tai brändin väriset servetit / pöytäliinat / kukat. Pienet yksityiskohdat tekevät vaikutuksen. Tarjoiluissa on tärkeää ottaa huomioon myös erityisruokavaliot ja muut toiveet.

4. Sopivat puitteet

Missä tilaisuus kannattaa järjestää? Minkälaista tunnelmaa tilaisuuteen halutaan? Tulevatko asiakkaat junalla, omalla autolla vai kiertääkö asiakkaiden toimistojen edestä bussi, joka nappaa kyytiin? Mitä kaikkea tilaisuudessa tarvitaan? Kokoustekniikka, äänentoisto, aamupala, lounas vai iltapäiväkahvit?

Valitse tila, joka on sopivan kokoinen (mieluummin hieman liian iso, kuin pieni) ja varusteltu tarpeisiinne nähden. Huolehdi teknisistä tarpeista, kuten äänentoistosta ja esitysvälineistöstä, sekä tarjoiluista osallistujien mukavuuden takaamiseksi.

Tilojen ja puitteiden löytämisessä auttaa Seinäjoen sisäänheittäjä, joten ole matalalla kynnyksellä yhteydessä! Meiltä löytyy paikallistuntemusta ja palvelumme on maksuton.

5. Sisäinen viestintä – Mitä ja kuka tekee?

Viestinnällä on suuri merkitys tilaisuuden onnistumisessa, joten huolehdi selkeästä ja ajoissa tapahtuvasta viestinnästä sekä sisäisesti että ulkoisesti. Vaikka itse tiedät sekunnilleen mitä tilaisuudessa tulee tapahtumaan, niin muut eivät sitä tiedä ilman hyvää viestintää.

Suosittelen, että järjestätte sisäisesti yhteisiä ytimekkäitä palavereita, jossa tilaisuutta käydään läpi ja valmistellaan. Mitä isompi ja monipuolisempi tilaisuus, sitä enemmän suunnittelu vaatii aikaa. Jos yrityksessä ei ole henkilöä, joka vastaa tilaisuuksista, niin kannattaa valita ns. projektipäällikkö tai max. kaksi päällikköä, jotka pitävät tilaisuuden langat käsissään.

6. Viestintä asiakkaalle – Mitä tapahtuu ja milloin?

Jos tilaisuus on julkinen, niin kerää koko tilaisuuden tiedot yhdelle sivulle (esim. kotisivuilla) ja ohjaa asiakkaat sinne. Jos tilaisuus on yksityinen ja teet kutsut, niin laita kaikki tieto samaan viestiin, jolloin siihen on helpompi palata ja samasta paikasta näkee kaikki tiedot. Tee ilmoittautumisesta mahdollisimman helppoa, mutta kerää samalla tärkeät tarvittavat tiedot mm. erityisruokavaliot. Ilmoittautumislomakkeella voi olla mahdollisuus myös jättää ennakkokysymyksiä tai ohjata uuteen blogiin, joka liittyy tilaisuuden sisältöön.

Muista viestiä asiakkaalle tilaisuudesta ennen ajankohtaa! Itse kierrätin juuri väkeä Seinäjoen tapahtumakohteissa ja lähetin muistutusviestin päivä ennen kierrosta, tunti ennen kierrosta ja kiitos viestin seuraavana päivänä.

7. Mitä tilaisuudessa tapahtuu?

Kannattaa myös miettiä mitä yrityksen edustajat tekevät tilaisuudessa kuka on ovella ottamassa vieraita vastaan, kuka on ilmoittautumisessa, kuka menee jo aamupalalle tai illalliselle asiakkaiden kanssa jne. Näin vältytään sekoilulta tilaisuuden aikana ja myös työntekijät tietävät mitä heiltä odotetaan tilaisuuden aikana.

Ajattele tilaisuus aina asiakkaan silmin eli kuvittele olevasi asiakas ja käy tilaisuus läpi asiakkaan silmin. Minne voi jättää auton, onko ulkona ulkotulia, mikä fiilis tilassa on, soiko musiikki, onko mahdolliset screenit käytössä, minne voi jättää takin, minne ilmoittaudun, ketä tilaisuudessa on, minne voin istua, voinko jo hakea tarjoilua vai odotanko jne.

Muistattehan ilmoittaa tilan yhteistyökumppanille hyvissä ajoin erityisruokavaliot, jotta tilaisuudessa kaikille löytyisi sopivaa tarjoilua. Muistakaa ottaa huomioon myös alkoholittomat laadukkaat tarjoilut!

8. Mitä tapahtuu tilaisuuden jälkeen?

Mitä tilaisuuden jälkeen tapahtuu? Lähteekö osallistuneille vielä viestiä, josta löytyy kiitokset ja tilaisuuden materiaali? Kontaktoidaanko asiakkaita muulla tavalla ja millä? Mitä tapahtuu 2 viikkoa tai puoli vuotta tilaisuuden jälkeen?

Polku kannattaa miettiä ihan loppuun asti, sillä tilaisuus ei ole viimeinen.

9. Lopputsekkaus oman porukan kesken

Miten tilaisuus meni? Hyvät asiat ja kehittämiskohteet kannattaa ehdottomasti kirjata ylös. Täyttyikö aiemmin laaditut tavoitteet? Miten niihin voisi ensi kerralla päästä jos nyt ei ihan päästy?

Muistakaa iloita onnistumisista ja pitää hyvää fiilistä yllä myös tilaisuuksissa!

Kiinnostuitko asiakastilaisuuden järjestämisestä? Ole rohkeasti yhteydessä, niin suosittelen juuri teille sopivia puitteita.